Welsh European Funding Office

Welsh European Funding Office- W.E.F.O. gestisce in maniera integrata i fondi strutturali in Galles. Fornisce informazioni, supporto e orientamento a coloro che richiedono i finanziamenti. Valuta le richieste, monitora i progetti dopo che sono stati approvati ed è responsabile dell'esecuzione dei pagamenti.
WEFO è (anche) una piattaforma on-line (WEFO on-line) avanzata che interagisce con i potenziali beneficiari dei Fondi Strutturali e li guida attraverso un percorso di orientamento e richiesta di finanziamento.
WEFO on-line è stato progettato da un team congiunto di esperti di ICT e di business transformation costituito da Capgemini e lo stesso WEFO.

Destinatari: WEFO opera un invito aperto (open call) a presentare proposte di progetti da parte del settore pubblico, del settore privato e del terzo settore, incoraggiando i potenziali beneficiari interessati a portare avanti progetti in grado di produrre effetti coerenti con le finalità e gli obiettivi dei programmi.
Le suddette organizzazioni, nonché i privati, possono beneficiare di finanziamenti europei nel quadro dei Programmi Regionali gallesi dell’obiettivo Convergenza, Competitività Regionale e Occupazione 2007-2013. Le organizzazioni possono presentare idee-progetto, in qualità di potenziali beneficiari, direttamente a WEFO, con una procedura trasparente, tracciabile ed elettronica.

Vantaggi: Le nuove modalità di attuazione previste da WEFO per il 2007-2013 hanno stabilito un approccio cooperativo e collaborativo allo sviluppo dei progetti da finanziare con i fondi strutturali, a partire dalla cosiddetta  “Manifestazione di Interesse” (Expression of Interest - EoI) introdotta da WEFO per poi passare ad una fase di pianificazione più dettagliata (Business Plan). Il nuovo processo è web-based - "WEFO on-line" consente al potenziale beneficiario di interagire, condividere informazioni e interfacciarsi con WEFO via internet, con un help-desk dedicato e, soprattutto, con un interlocutore unico (il Project Development Officer - PDO).
E' progettato per semplificare e snellire le domande di finanziamento e i processi di pagamenti in modo più rapido. Incoraggia il lavoro cooperativo con conseguente minor numero di progetti, maggiore strategicità e meno rischi di duplicazioni.
Attraverso queste soluzioni operative il Galles ha cercato di concentrare i finanziamenti intorno a “progetti chiave” o gruppi integrati di progetti più piccoli nel tentativo di rafforzare l’impatto strategico dei progetti stessi e di spostare l’attenzione dei gestori dei programmi sull’efficienza e l’efficacia degli interventi piuttosto che sul livello procedurale. Ovviamente questo ha imposto a WEFO di reingegnerizzare il processo di richiesta di finanziamento secondo un modello di e-gov.

Tecnologia utilizzata: Il sistema informatico alla base di WEFO è il PPIMS (Programme and Project Information Management System) operativo dal 28 luglio 2008 e realizzato da Capgemini, società in-house al governo gallese per l'infrastruttura tecnologica ed i sistemi informatici.
Disponibile in tutti gli uffici di WEFO, PPIMS offre un sistema semplice e sicuro per l'accesso ai dati e alle informazioni condivise in modo efficiente ed economico.
Poiché i dati relativi ai programmi/progetti sono tenuti in un unico luogo, questo permette di avere informazioni più affidabili e facilmente reperibili rispetto ai sistemi utilizzati precedentemente al 2007-2013.
Le funzionalità avanzate del PPIMS-WEFO permettono di interagire con i potenziali beneficiari durante la presentazione delle loro idee-progetto, di approvare i progetti e di effettuare i pagamenti.
I servizi del PPIMS-WEFO vengono erogati tramite il Government Gateway, che viene utilizzato in tutti i dipartimenti del governo del Regno Unito per fornire servizi on-line. Occorre segnalare che WEFO rappresenta il primo servizio di e-government del governo gallese.

Ingredienti innovativi:
Soluzioni evolute di erogazione di servizi di informazione e accompagnamento ai potenziali beneficiari possono garantire un miglioramento nel livello di assorbimento qualitativo dei Fondi Strutturali.
WEFO organizza i propri servizi secondo un modello “one-stop-shop” (sportello unico) di livello centrale. Questo impone di costruire una organizzazione in cui ad un Front Office unico e multicanale (PDO) si aggiunge un Back Office costituito da un ampio partenariato e, cioè, in cooperazione con amministrazioni, organismi, professionalità da mettere in rete a livello locale (amministrazioni sub-regionali, organismi rappresentativi degli operatori economici locali, agenzie di sviluppo, reti di agenti di sviluppo, ecc.).
Il PDO è l’interlocutore unico istituzionale a disposizione dei potenziali beneficiari, mentre la rete degli Spatial European Team (SET) supporta i richiedenti a livello locale nella predisposizione dell’idea-progetto, nella redazione della Manifestazione di Interesse e nella redazione del Business Plan.
La trasparenza è un elemento da introdurre in ogni fase del processo di pianificazione e gestione dei Fondi Strutturali e comporta attività costanti di informazione e di accompagnamento sia ai potenziali beneficiari sia ai beneficiari dei Fondi ed una attenzione permanente alla semplificazione delle procedure ed al rispetto dei tempi (di pagamento e di elaborazione delle procedure).
La trasparenza è, in primo luogo, chiarezza e comprensibilità dell'azione amministrativa. Chiarezza e comprensibilità sono "qualità" che dipendono in larga misura dalla capacità dell'amministrazione di informare, non tanto ponendo attenzione alla quantità di informazioni veicolate, ma soprattutto ad alcuni standard qualitativi come la comprensibilità, l'accessibilità, la tempestività, la rilevanza, la chiarezza espositiva. Questa attenzione richiede uno sforzo da parte delle amministrazioni che è culturale e organizzativo allo stesso tempo, consolidandosi in alcune specifiche capacità che determinano il cosiddetto “effetto trasparenza”.
Nel perseguire un miglioramento continuo della quantità e della qualità delle informazioni rese disponibili, il web assume una indiscutibile centralità. L'ampia varietà dei dati e delle informazioni pubblicabili on line e l'ampia platea di categorie di potenziali interessati alla fruizione di tali dati impone alla amministrazione di rendere la ricerca quanto più semplice ed immediata possibile.
WEFO mette a disposizione di tutti le idee-progetto proposte (ad un livello ancora informale) in moda tale da evitare, almeno in teoria, duplicazioni, sviluppare una certa competitività creativa e informare i policy-makers, l’opinione pubblica e in generale chi esercita il controllo sociale, sulla qualità, quantità e capacità locale di innovare.
Un canale web aperto ed una help-line dedicata possono essere utilizzate per aumentare la consapevolezza degli stakeholder sulle nuove opportunità offerte dai Fondi Strutturali anche in maniera maggiore rispetto alle classiche campagne pubblicitarie mirate e ad incontri ed eventi promozionali.
La trasparenza e l’accompagnamento allo sviluppo del progetto vengono forniti ai potenziali beneficiari a diversi livelli di implementazione della domanda di finanziamento. Ciò contribuisce a migliorare la qualità delle domande stesse e dei progetti ad esse connessi, oltre a facilitare il lavoro di valutazione e di selezione. Riduce, infine, anche le possibilità di rigetto dei progetti ad una fase in cui il richiedente non ha ancora speso troppo tempo e denaro.